貸切バスの運行記録と運送引受書をAIエージェントに——3年保存と運賃下限の確認をこう整える

貸切バス事業者の運行書類と保存期限、運賃の下限確認を、公開情報をもとに編集部が構成した活用イメージとして紹介します。

① 最新情報の調査

国土交通省の発表（令和5年10月10日）によると、貸切バスの安全性向上のための制度改正で、運送引受書、点呼記録、運行指示書などの保存期間が従来の1年から3年に延びました。点呼の記録は電磁的記録で残すこととされ、点呼の録音・録画は90日間の保存が求められます。電話点呼は録音のみです。デジタル式運行記録計の使用と、そのデータの3年保存も定められました。施行は令和6年4月1日です。

運賃面では、国土交通省のワーキンググループのとりまとめ（平成26年3月）で、安全コストを計上する時間・キロ併用制運賃へ移行する考え方が示されています。受注する運賃・料金が公示された範囲に収まっているかは、事業者側で確認しておく必要があります。

② 需要の特定

1運行には、運送引受書、運行指示書、点呼記録、運行記録計のデータと、複数の記録が付随します。保存期間が書類ごとに異なり、紙と電磁的記録が混在するため、どの運行のどの記録がそろっているかを運行管理者が手作業で追う負担が大きくなります。

繁忙期は運行が重なり、確認が後回しになりがちです。保存期限の管理も運行日が起点になるため、期限切れでの誤廃棄や、逆に不要データの積み上がりにつながります。受注段階では、運賃・料金の内訳を公示の算出方法と照らす作業が担当者の経験に依存しやすい点も課題です。

③ 用途の考案（実装イメージ）

エージェントは運行ごとに、運送引受書・運行指示書・点呼記録・運行記録計データを突き合わせます。日時、乗務員名、車両、運行経路の食い違いや、書類・記録の欠落を一覧にし、運行管理者へ確認を依頼する流れです。紙の書類はAI-OCRで読み取ってから取り込みます。

運行日から保存期限を種別ごとに算出し、点呼録音録画の90日、書類・運行記録計データの3年が近い順に通知します。受注時には、運送引受書の運賃・料金の内訳を公示の算出方法と照合し、下限を下回る疑いがある案件を営業担当へ知らせます。乗務員の拘束時間や休息期間が厚生労働省の基準に照らして厳しい運行計画は、運行管理者への確認事項として挙げることもできます。

④ 設計・運用のポイント

運行の可否、運行指示書の内容、点呼の実施と乗務の可否は、運行管理者などが担う業務です。AIの出力は書類の抜けの指摘、期限一覧、運賃確認の下書きにとどめ、判断は人間が行う運用が前提です。運賃の最新の公示額や経過措置の扱いは、地方運輸局の案内で確認します。

正本は既存の運行管理システムや保管場所に置き、エージェントは読み取りと指摘に限定する構成から始めると、導入のリスクを抑えられます。運送引受書の書式が取引先ごとに違う場合は、先に取り込み用の共通項目を決めておくと突合が安定します。

参考

• 国土交通省「貸切バスの安全性向上に向けた対策のための制度改正を行いました」
• 国土交通省「貸切バス運賃・料金制度ワーキンググループ とりまとめ」
• 厚生労働省「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準（バス）」